Как руководителю УК увидеть реальную картину по заявкам?

Сколько заявок просрочено, кто из сотрудников справляется с нагрузкой, а кто нет? Ответы на эти вопросы важно знать руководителям всех управляющих компаний. Чтобы помочь справиться с этой задачей, в блок аналитики в сервисе Диспетчер 24 для УК  мы добавили новые фильтры. Чем точнее УК оценит картину по компании или конкретному дому и примет меры, тем меньше будет просроченных заявок и недовольных жителей.

Как работать с аналитикой 

Теперь открытые заявки получится отфильтровать по различным параметрам. Мы добавили 10 фильтров, которые помогут построить нужный разрез по объектам, типам работ, сотрудникам. Яркие и информативные дашборды покажут ситуацию на разных уровнях — от общего состояния активных заявок до детализации по статусам обращений, конкретным типам работ и исполнителям. Это позволит руководителю УК быстро находить узкие места и переходить к конкретной заявке, чтобы вмешаться в процесс до того, как будет нарушен срок выполнения. От дашборда можно в один клик перейти к списку заявок и «провалиться» в историю конкретной заявки, чтобы повлиять на её выполнение. На всех этапах работы с фильтрами есть информеры, которые подскажут, что показывает график или столбик.

Что изменилось на платформе для УК 

1. Добавили вкладку «Монитор» — главный инструмент управления заявками для руководителей обслуживающих организаций. Она станет стартовой страницей для сотрудников, у которых разрешён доступ к аналитике. Остальным пользователям нужно будет обратиться к менеджеру для подключения. Кроме того, мы сделали редизайн этого экрана. Визуальный стиль стал более удобным для восприятия информации, а графики — более информативными и читаемыми. 



2. Добавили новые фильтры по заявкам, которые позволят персонализировать выборку, быстрее находить и выделять нужные данные и тем самым сократить время для анализа текущей ситуации в УК.  Прежде в этом разделе не было возможности для детализации заявок и их просмотра по конкретным разрезам. Сейчас пользователь может:

• выбрать конкретную компанию для просмотра статистики. Эта функция необходима УК, у которых несколько юридических лиц. Раньше в программе можно было посмотреть ситуацию только по определённому юридическому лицу, указанному в глобальном фильтре, либо по всем компаниям в целом.

• отсортировать открытые заявки по периоду их поступления, типам работ, причинам обращения, ответственным и исполнителям, а также по городу, жилому комплексу и конкретному дому. 

• просмотреть графики для оценки работы с заявками. В разрезе «Состояние заявок» можно отследить общее количество всех открытых в УК обращений, среди них выделены просроченные и нераспределённые — те, которые требуют действия исполнителей или принятия в работу. График «Состояние по активным статусам» покажет, сколько обращений в работе, отложено, открыты повторно и требуют отклика. В разделе «Состояние заявок» по типам работ получится проследить, по каким направлениям больше всего принято обращений — например, это сантехника, электрика или бухгалтерия. В «Причинах отложенных заявок» можно понять, почему были отложены работы по обращению. 

3. Дополнили статистику показателями SLA (Service Level Agreement — соглашение об уровне сервиса). Всё больше управляющих компаний используют в работе KPI, поэтому им важно видеть конкретные результаты работы. Мы включили в этот раздел ряд показателей по открытым заявкам, необходимых для оценки сервиса, чтобы предупредить нарушения показателей KPI.

• Горящие заявки. На графике пользователь увидит сколько в УК обращений, работы по которым нельзя больше откладывать. В настройках можно уточнить период, когда нужно выполнить заявку, чтобы она не была просрочена. Это позволит спланировать работу подразделений УК и не допустить нарушения сроков выполнения обращений жителей. 
  
  
  

• Принятые в работу с нарушением SLA. В этом разделе можно посмотреть заявки, принятые в работу, но с нарушением сроков. В каждой УК они могут быть свои, причём меняться в зависимости от типов работ — например, бухгалтерия должна взять заявку в работу за 72 часа, а сантехник — за 24. В разрезе можно поменять количество часов или дней и увидеть картину по компании — кто уже нарушил сроки по принятию в работу и где нужно ускорить выполнение заявок.

• Состояние по просроченным заявкам. График позволит сделать выборку открытых заявок, сроки выполнения по которым уже нарушены и принять меры для предотвращения еще большего нарушения сроков.

4. Вынесли статистику по сотрудникам в отдельную вкладку. На графиках можно детально посмотреть, как справляется с работой персонал УК, оценить нагрузку на каждого сотрудника. В этом разделе пользователь увидит, сколько зарегистрированных заявок у конкретного исполнителя, сколько обращений в работе, не распределено или просрочено. Также в разрезе по каждому человеку программа подсветит среднее время принятия заявок в работу и их выполнение. В последнем случае используются данные по уже закрытым заявкам. Руководитель управляющей компании оценит, кто из сотрудников быстро принимает в работу заявки и выполняет их, а у кого много отложенных обращений. Здесь же он увидит информацию по ответственным, которые отвечают за подчинённых. По ним представлена информация о количестве принятых, отложенных, просроченных, нераспределённых заявок, а также среднее время принятия заявок и их выполнение по исполнителям, которые находятся у них в подчинении.



5. Сделали редизайн вкладок «Оповещения» и «Заявки». Визуальное оформление стало удобнее и современнее. В последнем, кроме внешних изменений, расширили количество фильтров для точной выборки. Сейчас можно посмотреть не только общий список просроченных заявок, но и выставить показатели по количеству дней просрочки и посмотреть более узкую выборку по списку заявок. Новый фильтр «Причины статусов» покажет, в связи с чем работа по заявке отложена, её невозможно выполнить или она отменена. 

Доработки платформы Диспетчер 24 позволят нашим клиентам оперативно анализировать текущую ситуацию в управляющей компании и эффективнее планировать работу сотрудников на ближайшие дни. Аналитика «подсветит» самые слабые места в УК, на которые можно быстро повлиять, чтобы не нарушать сроки выполнения заявок.

В дальнейшем мы планируем доработать аналитические разделы, которые позволят по закрытым заявкам отслеживать, как меняется ситуация в управляющей компании в динамике и принимать решения на основе этих данных. 

О других обновлениях сервиса Диспетчер 24, а также новых фичах в мобильном приложении жителя, расскажем в следующих статьях. 

Оставьте заявку на демонстрацию платформы, чтобы узнать обо всех возможностях платформы Диспетчер 24.