Повысить эффективность бизнес-процессов и лояльность клиентов — задача, которая стоит перед всеми участниками рынка недвижимости. Решить её управляющим компаниям и девелоперам позволяет автоматизация всех или основных этапов работы с помощью электронных инструментов. Так, в новостройках важно быстро передать объекты собственникам, обеспечив при этом прозрачное и эффективное взаимодействие с дольщиками. Сделать это можно в модуле «Приёмка помещений» в мобильном приложении Oico от Диспетчер 24, который был создан специально для девелоперов и УК. Как контролировать приёмку в цифровом сервисе и что изменится в работе застройщика и управляющей компании после его внедрения, обсудили с Екатериной Рамазановой, директором по маркетингу Группы компаний «ОГНИ». 

Для кого разработали новый модуль приёмки помещений

С предложением создать новую опцию обратился наш клиент — сервисная управляющая компания «ОГНИ Екатеринбурга», входящая в состав группы компаний «ОГНИ». С 2014 УК управляет коммерческой и жилой недвижимостью в Екатеринбурге, с 2022 года — в Иркутске. На сегодняшний день портфель ГК «ОГНИ» состоит из 50 объектов общей площадью более миллиона квадратных метров.

По словам Екатерины Рамазановой, у девелоперов есть разные регламенты по передаче помещения.«Большой прирост в компании произошёл за последний год: «ОГНИ» приняли в операционное управление дома УК «ТЕН-Сервис», увеличили жилфонд от застройщиков, а также взяли в Иркутске на обслуживание жилой комплекс бизнес-класса. В Екатеринбурге сервисная компания обслуживает многоквартирные дома от 10 застройщиков, а также предлагает услуги по экспертному управлению: стандарты обслуживания домов ГК «ОГНИ» внедряет в других управляющих организациях», — рассказывает Екатерина Рамазанова. 

С 2021 года «ОГНИ» работают с платформой Диспетчер 24, возможности контакт-центра и мобильных приложений жителя и исполнителя используют все дома сервисной УК. 

В конце 2022-го УК «ОГНИ Екатеринбурга» приняла участие в тендере крупного застройщика, в портфеле которого проекты в сегментах жилой и коммерческой недвижимости в Москве и Екатеринбурга. Девелопер готовил к сдаче новый жилой комплекс, по условиям конкурса основным критерием для выбора управляющей компании было наличие мобильного приложения с возможностью передавать квартиры собственникам. 

«В мобильном приложении Oico на тот момент такого модуля не было. Но за время сотрудничества с Диспетчер 24 мы убедились, что специалисты сервиса всегда готовы пойти навстречу и при необходимости оперативно доработать функционал системы под запрос клиента. Мы поинтересовались у команды разработчиков, смогут ли они сделать для нас функционал по приёмке помещений. Сразу получили положительный ответ и начали взаимодействовать с застройщиком и специалистами Диспетчер 24», — поясняет Екатерина Рамазанова. 

Почему застройщик и УК решили передавать объекты по-новому 

По словам Екатерины Рамазановой, у девелоперов есть разные регламенты по передаче помещения. Чаще всего это таблица в Excel, в которой застройщик работает самостоятельно или передаёт эту информацию управляющей компании, ответственной за приёмку. Специалисты созваниваются с собственниками и предлагают им записаться на удобное время, а также определяют количество приёмок в день. Все процессы проходят в ручном режиме, потому иногда случаются накладки: например, на одно время записывают двух дольщиков. В отдельных случаях передачей помещений занимается подрядчик, который тоже вручную регулирует запись собственников на осмотр помещений. Нередко приёмка растягивается на долгий срок, а у участников процесса нет чёткого понимания, что происходит по каждой квартире. Чтобы избежать этого, застройщики переходят на цифровые инструменты, которые помогают упростить коммуникацию девелоперов и покупателей, оптимизировать внутренние процессы. Это позволяет в процессе передачи помещений облегчить постпродажный этап, сделать его максимально удобным и для застройщика, и для дольщиков. Работа в мобильном приложении помогает девелоперу отследить все этапы, статистику по дому, а также включить в процесс самих дольщиков, которые оперативно видят информацию о квартире на экране смартфона. 

Как устроен модуль для передачи квартир 

Для оптимизации передачи квартир мы добавили в мобильное приложение Oico модуль «Приёмка помещений». Им могут воспользоваться застройщики, а также управляющие компании, которые принимают на обслуживание новостройки. 

Как проходит подготовка к приёмке

  • Список готовых квартир с данными о дольщике формирует отдел продаж, затем эта информация переносится в CRM-систему. 

  • Когда данные загружаются в мобильное приложение, в программе формируется расписание в календаре с тайм-слотами, где в зависимости от помещений можно настроить временной отрезок в 30 минут, один или два часа, а также количество квартир, которое сотрудники примут за один период времени. 

  • Для удобства пользователей мы разбили помещения по типам: квартира, кладовка, машино-место. Этот модуль настраивается под запросы застройщика. 

  • Когда квартира будет готова к передаче, пользователь сможет выбрать время для её приёмки в мобильном приложении. На телефон, указанный в договоре, будущие жители новостройки получат СМС с приглашением на приёмку и ссылку на скачивание мобильного сервиса, в котором будет доступен только модуль «Приёмка помещений». Если оно уже установлено, придёт пуш-уведомление. 

Екатерина поясняет: «Зарегистрированные собственники выбирают в мобильном приложении удобные им день и время для записи. После этого они видят уведомление «Вы записаны» и сноску на перечень документов, которые нужно взять с собой на приёмку. Эту часть застройщик может настраивать самостоятельно и отмечать в нём важную информацию». 

Как проходит приёмка помещения

  • Сотрудники компании, ответственные за приёмку, сами определят права дольщика: они смогут самостоятельно осматривать помещения и вносить замечания, либо только видеть информацию, отмеченную инженером застройщика. В последнем случае для представителя девелопера потребуется создать профиль в приложении. 

  • В назначенную дату и время дольщик встречается с представителем компании и они приступают к осмотру. Во время осмотра помещения замечания и пожелания собственника отмечаются в специальной форме в мобильном приложении — в ней можно описать проблему и приложить фото. Или подтвердить, что замечаний нет.

  • Акт осмотра формируется автоматически, его останется только подписать, если нет замечаний. Если претензий к помещению нет, пользователь перейдёт на этап «Получение ключей», при наличии недочётов — в «Устранение замечаний». Когда их устранят, дольщик получит пуш-уведомление на повторную приёмку.

  • После приёмки квартиры для собственника будет открыт лицевой счёт в системе Диспетчер 24, и он сможет использовать все возможности мобильного приложения жителя: передавать показания счётчиков, оплачивать ЖКУ и создавать обращения в управляющую компанию. 

Что изменится для застройщика 

Использование модуля «Приёмка помещений» на этапе передачи объекта недвижимости позволит не только выстроить прозрачную коммуникацию между будущими жителями новостройки и застройщиком. Девелоперам цифровой сервис поможет сократить ручной труд, повысить продуктивность и улучшить отношения с клиентами. 

  • Сокращаются сроки взаимодействия с дольщиками. Как правило, для составления расписания сотрудникам застройщика нужно было обзвонить сотни собственников, на это требовалась неделя или больше. После устранения замечаний нужно было повторно связаться с ними. В мобильном приложении уведомления о первичной и повторной приёмке рассылаются автоматически, а за сутки до визита приходит напоминание.

  • Предотвращаются ошибки в расписании. При ручном формировании графика приёмки могли возникать ситуации, когда на одно время записывали двух собственников или инженеров. В приложении можно настроить ограничения размера тайм-слотов, выделенных на осмотр, а также количество квартир, которое сотрудники примут за один временной интервал. 

  • Появляется контроль над процессом передачи квартир. Отдел продаж и инженеры застройщика всегда видят, сколько квартир передано, а где устраняются замечания. Отследить статусы помещений можно по различным фильтрам. Кроме того, в системе можно видеть данные по каждой квартире: кто проводил передачу помещения, какие отмечены замечания. Все данные о приёмке выгружается автоматически. 

  • Повышается лояльность собственников. Передача квартиры — один из самых важных этапов взаимодействия застройщика и покупателя. Эффективная коммуникация на этой стадии повлияет на удовлетворённость клиента от сделки в целом, а также на отношение к бренду. Довольный собственник может не только в будущем совершить повторную покупку, но и уже сегодня порекомендовать застройщика родным и знакомым. 

  • Эффективнее передаётся информация в УК. Когда все квартиры будут переданы собственникам, сведения о них поступают в CRM-систему управляющей компании, которая будет обслуживать новый жилой комплекс. Пропадает необходимость собирать контактные данные собственников вручную и переносить данные о помещениях из одной системы в другую. Жители дома сразу могут использовать мобильное приложение для решения коммунальных задач, а УК — выстроить с ними качественную и оперативную коммуникацию. 

Если вы ещё не являетесь клиентом Диспетчер 24, но хотите быстро и качественно передавать помещения дольщикам, оставьте заявку на подключение.