Быстрее справляться с рутиной, делать меньше ошибок и повышать качество услуг. С этими задачами легко справиться при помощи автоматизации бизнес-процессов. Сегодня она применяется практически во всех сферах жизни — от высокотехнологичного производства до бытовых дел и развлекательной индустрии. Обычному человеку автоматизация позволяет решать ежедневные задачи быстрее и комфортнее. Бизнесу — повысить продуктивность, сократить ручной труд, а также снизить издержки и увеличить прибыль компании. 

Быстрее справляться с рутиной, делать меньше ошибок и повышать качество услуг УК.

Но если в одних областях автоматизация внедряется повсеместно, то в других ее преимущества пока оценили далеко не все. К таким направлениям относится жилищно-коммунальное хозяйство: современные технологии в нем приживаются медленно и неравномерно. Пока одни управляющие компании ЖКХ предлагают клиентам сервисы по управлению системой «Умный дом», другие продолжают применять в работе только старые методы. Например, взаимодействовать с жителями только по телефону, принимать показания счетчиков на бумажке, а о новостях сообщать в информационных листовках в подъезде. 

Чем автоматизация полезна для управляющей организации

Rачественно Управлять многоквартирными домами без автоматизации практически невозможно . На специальные программы и сервисы УК может переложить все рутинные процессы или их часть. Это позволит больше усилий направлять туда, где не обойтись без ручного труда. 

Важно, какие инструменты применяет обслуживающая организация и как они связаны между собой. УК может ограничиться одной программой для диспетчерской службы или внедрить несколько разрозненных программ. Оптимальным будет использование экосистемы, в которой есть самые необходимые инструменты и опции. 

Мобильное приложение жителя — ключевой элемент

Один из компонентов большинства систем автоматизации ЖКХ — мобильное приложение жителя. В нем собственник может в онлайн-режиме взаимодействовать со своей УК. После простой регистрации на экране смартфона ему будут доступны все возможности сервиса — от оплаты коммунальных платежей до заказа дополнительных услуг. Пользоваться приложением жители смогут в любое время — понадобится только интернет. Если мобильный сервис интегрирован с инженерным оборудованием и системами «Умный дом», собственник может использовать его практически постоянно — например, чтобы управлять домофоном, создавать пропуск для машин на закрытую территорию, просматривать видеокамеры.

Для собственников жилья, которые предпочитают компьютер, компании ЖКХ предоставляют доступ в личный кабинет в браузере. Для работы в веб-версии не придется скачивать и устанавливать на телефон мобильное приложение, весь функционал будет доступен на мониторе ПК. На большом экране многим жителям удобнее просматривать ежемесячные начисления или читать новости и оповещения от управляющей компании.

Мобильное приложение сотрудника УК — вторая составляющая успешной автоматизации

Приложение для технического персонала обслуживающей организации позволяет эффективно организовать работу исполнителей и контролировать выполнение заявок. В мобильном сервисе сотрудник аварийной службы автоматически получает уведомление об обращении жителя сразу после его регистрации в электронном журнале. У таких приложений может быть разный набор опций. Оптимально, если у слесаря или сантехника есть возможность самостоятельно изменять статус заявки в приложении, во время устранения неисправности связываться с диспетчером и жителем для уточнения деталей, а также прикреплять фотографии для отчета о работе. 

Автоматизация УК ЖКХ: какие преимущества она дает?

Если жителям цифровые сервисы позволят быстрее и проще решать коммунальные вопросы, то управляющим компаниям — чувствовать себя увереннее. Для самой обслуживающей организации автоматизация — это конкурентное преимущество и возможность укрепить свои позиции на рынке обслуживания жилья. С внедрением электронных инструментов УК сможет оптимизировать бизнес-процессы и добиться существенных изменений в работе: 

  1. Улучшить коммуникацию с жителями. Собственник, который видит, что УК реагирует на его обращения, предупреждает об отключениях и любых изменениях в доме, доволен работой своей управляющей компании. Как следствие — доверие жителей к своей УК повышается, а для жалоб в Госжилинспекцию нет ни одного повода. 

  2. Снизить нагрузку на своих сотрудников. Значительную часть работы возьмут на себя цифровые инструменты, а персонал обслуживающей организации займется направлениями, где невозможно обойтись без ручного труда. 

  3. Повысить собираемость платежей за ЖКУ. Многие собственники не оплачивают вовремя коммуналку по двум основным причинам: забывают или им неудобно ходить в расчетный центр. Цифровые инструменты напомнят о сроках оплаты и позволят рассчитаться за жилищно-коммунальные услуги в онлайн-режиме — оплатить счет жители могут буквально за минуту. 

  4. Автоматизировать взаимодействие диспетчерской службы и технического персонала. Операторам не придется запоминать, кому из сотрудников и по какой заявке нужно передать сведения или узнать о результатах работы. Вся информация фиксируется и передается в электронном формате, а затем передается исполнителю в мобильное приложение. В нем сотрудник аварийной службы видит все обращения, которые у него в работе, а при необходимости система напомнит ему о сроках выполнения заявки.

  5. Принимать показания приборов учета. Жители могут отправить данные онлайн, а точные и своевременные цифры позволят УК сделать корректные начисления и избежать перерасчета после контрольного съема показаний.

  6. Сократить расходы при сохранении качества работы. Чем больше процессов будет проходить в автоматическом режиме, тем меньше затрат на сотрудников и офис. При этом уровень сервиса не снизится, а станет только выше: компьютерные программы не допускают ошибок. 

  7. Эффективнее реагировать на заявки жителей. На каждом этапе работа с обращениями выполняется с применением электронных сервисов автоматизации и контроля. Это позволяет сотрудникам УК не терять заявки и своевременно выполнять их.

Диспетчер 24 — оптимальный способ автоматизировать УК

Если управляющая компания решила автоматизировать управление домами, нередко она встает перед вопросом — с чего начинать? Для эффективной оптимизации управления домами правильнее будет внедрять автоматические процессы сразу во всех направлениях, а не делать это точечно. 

Платформа Диспетчер 24 предоставляет комплексную систему автоматизации, которая оптимизирует управление домами. Компания ЖКХ сможет переложить на цифровую экосистему рутинные процессы, которые раньше выполняли только сотрудники.

С помощью Диспетчер 24 управляющая организация:

  • Автоматизирует прием заявок. Ответственность за общение с жителями ложится на аутсорсинговый контакт-центр. Его операторы принимают заявки по телефону, через сайт обслуживающей компании или в мобильном приложении жителя, причем обратиться собственники могут 24/7. Сотрудники контакт-центра регистрируют каждую заявку, а система сама определяют срок ее выполнения, передает исполнителю, а также следит за работой и назначает автоматический звонок мастеру, если срок выполнения заявки подходит к концу. После закрытия заявки жителю предложат оценить качество работы в мобильном приложении.

    Вся информация об обращениях фиксируется в электронном журнале для аварийно-диспетчерской службы УК ЖКХ: в нем отображаются контакты собственников, информация о квартире и доме, показаниях счетчиков. В программе сотрудники УК могут отслеживать любые данные по задачам, быстро находить нужное обращение по фильтрам — его статусу, фамилии или контактам заявителя. К заявке автоматически прикрепляется запись телефонных разговоров с жителями, при желании — фотоотчет о проделанной работе.

  • Даст собственникам инструмент для коммуникации с УК. В мобильном приложении жителя они смогут взаимодействовать с диспетчерской службой: оставить заявку, отследить ее выполнение, оценить работу исполнителя. В приложении владельцы квартир получат оповещения об отключениях, ремонте общедомового имущества и предложения о дополнительных услугах. А также смогут заплатить за коммуналку, передать показания приборов учета, в режиме онлайн открыть домофон или шлагбаум и посмотреть видеокамеры. 

  • Повысит продуктивность технического персонала управляющей компании при выполнении заявок. В мобильном приложении исполнителя сотрудники УК могут видеть уведомление о новой заявке, определять ее статус, добавлять к ней фото или сообщение для диспетчера, писать заявителю или звонить оператору контакт-центра. 

  • Отследит качество работы. В системе автоматизации получится проследить, как обслуживающая организация справляется со своими обязанностями. Руководитель УК видит статистику по сотрудникам и заявкам: сколько обращений принял диспетчер, как они распределились между исполнителям, в какие сроки были выполнены заявки и каких было больше всего. На основе этих данных обслуживающая организация оценит свою работу и при необходимости перенастроит основные процессы. 

Если вы еще не автоматизировали работу своей управляющей компании, оставьте заявку на подключение к сервису Диспетчер 24.