В домах с закрытой территорией жители часто обращаются в управляющую компанию, чтобы заказать пропуска для гостей или авто. И зачастую это головная боль как для управляющей компании, так и для жителей.

Обычно, чтобы оформить пропуск, жителю приходится звонить в управляющую компанию, ждать пока сотрудник УК возьмет трубку и запишет данные. При записи на слух часто возникают ошибки, почерк одного сотрудника другой может не понять, сами записи могут теряться и жителю приходится повторять весь процесс заказа пропуска заново.

Все становится несколько проще, когда пропуска регистрируются в бумажном журнале. Однако поиск нужного пропуска занимает много времени. Гостям и сотрудникам службы доставки приходится ждать — у ресепшн или на въезде скапливаются большие очереди, одновременно другие жители звонят с новыми заявками… Сотрудники измотаны, а жители недовольны, ведь о качественном сервисе и речи нет.

И даже электронные сервисы не всегда помогают исправить ситуацию — ведь часто по заявке требуется подтверждение сотрудником УК, даже если она была отправлена жителем через мобильное приложение. На это уходит время и жителю приходится снова звонить в УК, чтобы ускорить процесс, если он видит, что гость вот-вот придет, а заявка с пропуском еще не выполнена.

К счастью, жители и сотрудники УК, которые используют сервисы компании «Удобные решения», могут не волноваться по поводу пропусков.

Теперь жители домов с контрольно-пропускным режимом смогут заказать электронные пропуска для гостей и транспорта в мобильном приложении OICO или брендированном приложении УК. Для создания пропуска жителю нужно несколько секунд, и пропуск мгновенно появится в платформе Диспетчер 24.

Сотрудники КПП и консьержи в отдельном Личном кабинете смогут проверить, был ли заказан электронный пропуск для прибывшего гостя или транспорта, указать данные документа, удостоверяющего личность гостя и поставить в пропуске отметку о входе и выходе. Удобный поиск позволяет сделать это в несколько кликов.

Услуги заказа пропусков на вход гостей и въезд транспорта можно настроить отдельно для каждого дома.

В настройках можно указать, кто сможет пользоваться услугой — все или только жители с подтвержденными ЛС. Также можно заблокировать выпуск пропусков для автомобилей, владельцы которых допустили ряд нарушений правил парковки и нахождения в зоне «двора без машин». При попытке заказа пропуска для такого автомобиля, в мобильном приложении собственник помещения будет видеть сообщение о причинах ограничений и их сроках. 

ВНИМАНИЕ! Оформить пропуск можно будет только через приложение. Заказать пропуск через звонок диспетчеру нельзя. Если житель попробует оформить пропуск через контакт-центр, оператор сообщит ему, что эта услуга доступна только в приложении.

Теперь обо всем подробнее.

Как подключить услугу заказа пропусков:

inter-f.jpgПо умолчанию услуги заказа пропусков отключены на всех объектах Управляющей компании.

Чтобы подключить услугу:

  • обратитесь к вашему персональному менеджеру службы Диспетчер 24.

  • выберите объекты, на которые нужно подключить услугу

  • добавьте сотрудников КПП для контроля доступа

После подключения услуг в брендированном мобильном приложении УК или OICO на соответствующих адресах появляется кнопка “Заказать пропуск”.

Как работает заказ пропусков

  • Житель заказывает пропуск на вход для гостей в мобильном приложении

  • Сотрудник ставит отметку о приходе гостя

  • Жителю приходит уведомление о прибытии гостей

  • Житель заказывает пропуск на въезд и получает уведомление о его въезде

Преимущества для УК

  • Заказ пропусков без участия сотрудников — если у жителя скачано приложение и зарегистрирован лицевой счет, он может оформить пропуск мгновенно. Пропуск автоматически появится в личном кабинете сотрудника, ответственного за пропускной режим.

  • Увеличение числа жителей, пользующихся мобильным приложением — заказать пропуск можно только из мобильного приложения жителя. Мобильное приложение — удобный инструмент, который позволяет снизить число обращений в УК (за счет наглядного предоставления информации), повысить собираемость платежей (благодаря удобной оплате ЖКУ через приложение и возможности включить автоплатеж), увеличить доход УК (комиссия с платежей и допуслуги).

  • Актуализация контактных данных жителей — в настройках можно указать, кто сможет пользоваться услугой — все или только жители с подтвержденными ЛС. Во втором случае, если ЛС не был ранее указан, то при попытке заказать пропуск приложение попросит это сделать, либо заказать пропуск не удастся. Эта опция позволяет увеличить число актуальных контактных данных жителей.

  • Повышение сознательности жителей домов — сервис позволяет заблокировать выпуск пропусков для автомобилей, владельцы которых допустили ряд нарушений правил парковки и нахождения в зоне «двора без машин». При попытке заказа пропуска для такого автомобиля, в мобильном приложении собственник помещения будет видеть сообщение о причинах ограничений и их сроках. 

  • Гибкие настройки по адресам и типам пропусков — услуги заказа пропусков на вход гостей и въезд транспорта можно настроить отдельно для каждого дома. Если на объекте подключена одна услуга, то жителям для заказа будет доступен только один тип пропуска соответственно. После подключения услуг в мобильном приложении на соответствующих адресах появляется кнопка “Заказать пропуск”.

  • Гибкие настройки по сотрудникам — назначайте контроль пропусков на вход на консьержей, а на въезд - на охранников, или совмещайте эти роли при необходимости.

  • Хранение данных о всех посетителях и въехавших авто — все изменения логируются в системе — можно восстановить события о времени входа/въезда, изменения в пропусках и т.п. и при необходимости предоставить данные правоохранительным органам.

Преимущества для жителей

  • Полная автоматизация заказа пропусков — заказать пропуск из мобильного приложения можно за несколько секунд. Вашим гостям не нужно ждать, пока сотрудник УК одобрит пропуск — он сразу будет доступен в личном кабинете консьержа или охранника.

  • Два вида пропусков — отдельные пропуски на вход (люди) и въезд (машины). 

  • Заказ пропуска на несколько гостей — в пропуске на вход можно сразу указать несколько гостей в одной заявке. Пропуск действует сутки.

  • Охрана видит номер телефона заявителя и в случае несоответствий данных гостя с данными пропуска сможет уточнить детали у жителя

  • Невозможно ошибиться при вводе номера авто — ввод осуществляется «по маске» — доступны только те символы, которые разрешены ГОСТом. Неважно, на какой раскладке будет указан номер (латиница/кириллица) — охрана все равно найдет номер, неважно на какой раскладке будет искать. Невозможно ввести номер частично (нужно полностью заполнить маску). 

  • Узнавайте о визите гостя заблаговременно — в приложении житель получит уведомления о входе гостя и въезде транспорта по заказанным пропускам

Преимущества для сотрудника УК (консьерж и охрана)

  • Не нужно устанавливать приложение — личный кабинет доступен в формате веб сервиса. Все что нужно сотруднику — получить пароль в УК и перейти по ссылке.

  • Интерфейс максимально простой — только функционал пропусков и ничего лишнего. По умолчанию доступны пропуска только по объектам, по которым ответственен сотрудник, что сокращает время поиска нужного пропуска и ожидания гостей.

  • Удобно для сотрудников, которые дежурят на разных объектах — особенно актуально при сотрудничестве с ЧОП — можно открыть доступ к пропускам домов, по которым сотрудник будет работать, даже если они принадлежат разным ЖК.

  • Показываем достаточный минимум информации — консьерж видит пропуска на вход, а охранник/сотрудник парковки — пропуска на въезд. Показывайте сотруднику только то, что ему нужно для работы.

Для бесплатного подключения услуги и добавления сотрудников КПП обратитесь к вашему персональному менеджеру службы Диспетчер 24.